Buchungen in Grundbuch und Hauptbuch
Schulfach: Steuerung und Kontrolle, 2. Lehrjahr
Dieser Themenkreis gehört zu den Grundlagen der Buchführung und ist deshalb als Basisgröße von den Studierenden für die Weiterführung in dieser Materie elementar.
Buchungssätze sind die direkte Ableitung eines jeden Geschäftsvorfalles und spiegeln somit die realen Transaktionen eines Unternehmens wider. Jeder Geschäftsvorfall erzeugt automatisch „mindestens“ eine Soll-Buchung und eine Haben-Buchung.
Einfacher Buchungssatz
Der „Klassiker“ ist der sogenannte Wareneinkauf gegen Bargeld, wobei wir vereinfacht die Verbuchung der Mehrwertsteuer außer Acht lassen.
HW-Vorrat /an/ Kassa bzw Bank
Hier werden also mindestens 2 Konten verändert. Der Buchungssatz gibt an, auf welchen Konten ein Geschäftsvorfall zu buchen ist. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von doppelter Buchführung, weil jeder Geschäftsvorfall in zweifacher Weise erfasst wird, das heißt es wird jeweils genau der gleiche Wert im Soll und im Haben gebucht.
Der zusammengesetzte Buchungssatz
Werden bei einem Geschäftsvorfall mehr als zwei Konten geführt, wird ein sogenannter zusammengesetzter Buchungssatz benötigt. Folgendes kurzes Beispiel dient der besseren Veranschaulichung:
Angenommen ein Betrieb kauft Rohstoffe (xx €) und Hilfsstoffe (yy €) auf Rechnung.
Auch hier wird die Umsatzsteuer noch nicht berücksichtigt. Allerdings werden 3 Konten beeinflusst, nämlich Rohstoffe, Hilfsstoffe und Verbindlichkeiten. Besonders wichtig ist hier zu erkennen, dass alle Konten zunehmen (die sog. Aktiv-Passivmehrung wurde bereits gesondert behandelt).
Die Verbuchung erfolgt wie nachfolgend veranschaulicht:
Rohstoffe xx € /an / Verbindlichkeiten xxyy €
und Hilfsstoffe yy € /an/
Beispiele klassischer Geschäftsvorfälle
Barauszahlung von Bankkonto
Nehmen wir an, im Betrieb wird Bargeld (etwa für Briefsendungen etc.) benötigt und das Geld wird vom Bankkonto abgehoben. Dann wird das Bankkonto um diesen Betrag vermindert und die Kassa um eben diesen Betrag erhöht. Der Abschluss der Konten erfolgt über das Hauptkonto.
Buchen von Privateinlagen und Privatentnahmen
Erwähnenswert erscheinen auch folgende Geschäftsfalle da Privatentnahmen bzw. -einlagen) entgegen herkömmlicher Geschäftsfälle am Jahresende direkt über das Hauptkonto „Eigenkapital“ abgeschlossen werden. Dies deshalb weil Privateinlagen und Privatentnahmen das Eigenkapital verändern und diese Vorgänge den Gewinn oder Verlust des Unternehmens nicht beeinflussen dürfen. Das Privatkonto ist ein Unterkonto des Eigenkapitalkontos. Damit werden die Privateinlagen im Haben und die Privatentnahmen im Soll gebucht.
Beispiel:
Ein Einzelunternehmer entnimmt xx € für private Zwecke aus der Kasse
Der Buchungssatz lautet wie folgt:
Sachkonto 2100 (Privatentnahmen) xx € /an/ Sachkonto 1600 (Kasse) xx €
Der Abschluss des Privatentnahmekontos erfolgt dann direkt über das Eigenkapitalkonto aus der 9.. er Klasse.
Bücher der Buchführung
Ein Betrieb führt (heutzutage elektronisch) folgende Bücher in seiner Buchführung:
§ Das Grundbuch (Journal)
§ Das Hauptbuch (Sachkonten)
§ Die Nebenbücher
Im Grundbuch (Journal) werden die Buchungssätze anhand von Belegen in zeitlicher Reihenfolge (chronologisch) erfasst. Jede Buchung im Grundbuch muss auf dem entsprechenden Sachkonto des Hauptbuches erfasst werden. Bei Verwendung eines Buchhaltungsprogramms geschieht dies automatisch. Das Hauptbuch hat also eine sachliche Ordnung und das Grundbuch eine zeitliche Ordnung.
Zu den Nebenbüchern zählen etwa das Kassabuch, die Lohn – und Gehaltsbuchhaltung oder die Lagerbuchhaltung.
Abschluss der Hauptbuchkonten – Schlussbilanzkonto
Das Hauptbuch ist insofern wichtig, da der Abschluss der Hauptbuchkonten zur Schlussbilanz sowie zur Gewinn- und Verlustrechnung eines Geschäftsjahres führt. Das Hauptbuch enthält alle Sachkonten und dessen Abschluss ergibt sodann die Bilanz, sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Es unterliegt einer sachlichen Ordnung. Im Hauptbuch werden alle Sachkonten aus den im Grundbuch angesprochenen Buchungen übertragen. Deshalb sind die Grundbücher die Vorlage für Buchungen im Hauptbuch. Die Gestaltung der Konten im Hauptbuch erfolgt meist nach Vorlage des Gemeinschaftskontenrahmens, Industriekontenrahmens oder Standardkontenrahmens. Die Kontenrahmen unterscheiden sich branchenspezifisch, damit eine optimale Buchführung gewährleistet wird.
Die Bearbeitung des Themas zur Schlussbilanz (und zur Eröffnungsbilanz) erfolgt daher aufbauend im Anschluss an diesen Artikel.
